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Main Page > Manuel de l'utilisateur > UM-3 Ajouter / modifier du contenu > UM-3.3 Ajouter / modifier des organisations > UM-3.4 Zone de contrôle



La zone de contrôle est la même pour les fichers d’autorité et les organisations. Elle contient les champs qui identifient de façon unique la description elle-même et elle enregistre comment, quand et par quelle organisation la description a été créée et maintenue.

Les notes qui suivent ont pour objectif premier d’éclaircir les procédures du GCN; pour les directives concernant quelle information doit être enregistrée dans quels champs particuliers, consulter les normes de contenu ISAAR(CPF) ou ISDIAH. Les notes sont présentées par champ, et comprennent des liens aux sections des normes qui s’appliquent. Lorsqu’il existe une correspondance un pour un entre un élément de donnée de la norme et un champ du GCN, la note se limite typiquement à donner la règle de la norme mot à mot.

1. Identifiant de la description
 * "Enregistre un seul identifiant de la description, conformément aux conventions locales et/ou nationales. Si la description fait l’objet d’une utilisation internationale, enregistre le code du pays dans lequel la notice a été établie, en utilisant la dernière version de la norme ISO 3166 - "Codes pour la représentation des noms de pays". Lorsque l’auteur de la description est un organisme international, donne le numéro d’identification de l’organisme à la place du code du pays. » (ISDIAH 5.6.1; cf. ISAAR(CPF) 5.4.1)

2. Identifiant du service responsable de la description
 * « Enregistre de manière complète, la forme autorisée du nom de chacun des services responsables de l’élaboration, des modifications ou de la diffusion de la description, ou bien indique un code d’identification de ces services, conformément aux règles nationales ou internationales d’identification des services. » (ISDIAH 5.6.2; cf. ISAAR(CPF) 5.4.2)

3. Règles et/ou conventions
 * « Enregistre le nom et, lorsque cela est nécessaire, les éditions et les dates de publication, des règles ou des conventions appliquées. Spécifie séparément quelles règles ont été appliquées pour la création de la (les) Forme(s) autorisée(s) du nom. Indique les références des différents systèmes de datation utilisés pour identifier les dates dans la description (par exemple ISO 8601). » (ISDIAH 5.6.3; cf. ISAAR(CPF) 5.4.3)

4. Niveau d’élaboration
 * « Enregistre le niveau d’élaboration de la description, en indiquant si celle-ci est un projet, si elle est validée, et/ou si elle a déjà fait l’objet d’une révision, ou si elle a été détruite. » (ISDIAH 5.6.4; cf. ISAAR(CPF) 5.4.4)
 * Le GCN vient par défaut avec un menu déroulant qui utilise des valeurs tirées de la taxonomie des statuts de description; Les administrateurs et éditeurs peuvent personnaliser la taxonomie pour remplir les exigences de leur organisation.

5. Niveau de détail
 * « Précise si la description est élémentaire, moyenne ou complète, conformément aux règles et/ou conventions internationales et/ou nationales. En l’absence de ces règles, on considérera que le niveau élémentaire correspond aux descriptions pour lesquelles seuls les trois éléments retenus comme essentiels par la norme ISDIAH sont renseignés (voir 4.7), et que les notices complètes sont celles pour lesquelles tous les éléments pertinents de la norme ISDIAH sont renseignés. » (ISDIAH 5.6.5; cf. ISAAR(CPF) 5.4.5)
 * Le GCN vient par défaut avec un menu déroulant qui utilise des valeurs tirées de la taxonomie des niveaux de détail de description; Les administrateurs et éditeurs peuvent personnaliser la taxonomie pour remplir les exigences de leur organisation.

6. Dates de création, de révision ou de destruction
 * « Enregistre la date à laquelle la description a été créée et les dates des différentes révisions. Spécifie dans l’élément Règles et/ou conventions (5.6.3) le(s) système(s) de datation utilisé(s), par exemple ISO 8601. » (ISDIAH 5.6.6; cf. ISAAR(CPF) 5.4.6)

7. Langue(s) et écriture(s)
 * « Enregistre (les) langue(s) ou l’ (les) écriture(s) utilisées dans la description. Inclut les codes ISO appropriés pour les langues (ISO 639-2 - Codes pour la représentation des noms de langue) et/ou les écritures (ISO 15924 - Codes pour la représentation des noms d’écriture). » (ISDIAH 5.6.7; cf. ISAAR(CPF) 5.4.7)
 * Dans le GCN, cet élément de données est implanté via deux champs à occurrences multiples.
 * Choisir la langue et l’écriture de la description à partir du menu déroulant; lorsque vous sauvegardez la notice, le GCN enregistre la langue et l’écriture et affiche ces derniers dans la liste, au-dessus des champs d’entrée de données.
 * Il n’y a pas de limite au nombre de langues ou écritures que vous pouvez ajouter.
 * Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle traduction de description, la nouvelle langue et/ou écriture doit être ajoutée à la liste.
 * Pour supprimer une langue ou écriture, cliquer sur l’icône « supprimer ».
 * Pour ajouter une note descriptive au sujet de la langue ou de l’écriture, utiliser le champ notes.

8. Sources
 * « Enregistre les sources consultées pour l’élaboration de la description de l’institution de conservation. » (ISDIAH 5.6.8; cf. ISAAR(CPF) 5.4.8)
 * Il s’agit d’un champ textuel; le GCN ne structure les données d’aucune façon prédéterminée.

9. Notes relatives à la mise à jour de la description


 * « Enregistre les informations pertinentes sur la création et la mise à jour de la description. C’est dans cet élément que peuvent être indiqués les noms des auteurs de la description. » (ISDIAH 5.6.9; cf. ISAAR(CPF) 5.4.9).
 * Dans le GCN, cet élément de données est implanté via un champ à occurrences multiples.
 * Entrer la note, choisir le type de note; à la sauvegarde de la notice, le GCN enregistre la note et l’affiche dans la liste au dessus des champs d’entrée de données.
 * Les notes relatives à la mise à jour de la description sont un parmi plusieurs types de notes qui peuvent être entrées; la liste de notes affichera toutes les notes.
 * Il n’y a pas de limite au nombre de notes que vous pouvez ajouter, mais dans la version actuelle du GCN, vous ne pouvez qu’enregistrer une note; i.e. entrer les données, cliquer le bouton sauvegarder, répéter pour chaque note additionnelle.